Whistleblower Policy
v 1.0 – date: 21 Oct 2024
REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCHW ARGOS MULTILINGUAL SP. Z O.O.
(„Regulamin”)
1. POSTANOWIENIA WSTĘPNE
1.1. Podstawą prawną Regulaminu są przepisy ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U.2024.928). Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń, zasady postępowania ze zgłoszeniami, prawa osób zgłaszających naruszenia oraz zakres i przesłanki udzielenia im ochrony.
1.2. Regulamin obowiązuje w spółce ARGOS MULTILINGUAL sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Mogilskiej 100, 31-546 Kraków, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000352503 (dalej: „Spółka” lub „ARGOS”).
1.3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, ARGOS przekazuje informację o Regulaminie wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
2. DEFINICJE
2.1. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, wspólnik, członek organu, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, praktykant, wolontariusz.
2.2. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
2.3. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17).
2.4. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w ARGOS lub na rzecz ARGOS, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
2.5. Naruszenia – wszelkie działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
– korupcji,
– zamówień publicznych,
– usług, produktów i rynków finansowych,
– przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
– bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
– bezpieczeństwa transportu,
– ochrony środowiska,
– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
– bezpieczeństwa żywności i pasz,
– zdrowia i dobrostanu zwierząt,
– zdrowia publicznego,
– ochrony konsumentów,
– ochrony prywatności i danych osobowych,
– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
– interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
– rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
– konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
2.6. Zgłoszenie – przekazanie Spółce informacji o uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia naruszenia przy wykorzystaniu jednego ze wskazanych w Regulaminie kanałów zgłaszania.
2.7. Rejestr – rejestr zgłoszeń o
2.8. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
3. KTO MOŻE ZGŁASZAĆ NARUSZENIA?
3.1. Naruszenia mogą zgłaszać Sygnaliści, którzy uzyskali informacje na temat Naruszeń w Kontekście związanym z pracą.
3.2. Regulamin stosuje się również do Sygnalisty w przypadku Zgłoszenia Naruszenia w Kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w ARGOS lub na rzecz ARGOS, lub już po ich ustaniu.
4. JAK ZGŁASZAĆ NARUSZENIA?
4.1. Podstawowy kanał zgłaszania
Sygnalista może zgłosić Naruszenie:
4.1.1. w formie elektronicznej na adres e-mailowy: whistleblower@testargos.com; serwer poczty przychodzącej ARGOS korzysta z protokołu TLS.
Jednostką upoważnioną przez ARGOS do przyjmowania Zgłoszeń za pomocą ww. kanału jest Dział Kadr.
4.2. Alternatywny kanał zgłaszania
Aby zapewnić w pełni obiektywnie i niezależne rozpatrywanie Zgłoszeń, Spółka ustanawia alternatywny kanał zgłaszania, na wypadek, gdyby Zgłoszenie dotyczyło osoby przyjmującej Zgłoszenia za pomocą podstawowego kanału zgłaszania.
Alternatywnym kanałem zgłaszania, Zgłoszenia można wysyłać:
4.2.1. do Prokurenta ARGOS Ewy Szpak w formie pisemnego listu na adres pocztowy: ul. Mogilska 100, 31-546 Kraków, z dopiskiem „do rąk własnych”.
5. CO POWINNO ZAWIERAĆ ZGŁOSZENIE?
Zgłoszenie powinno zawierać:
– datę Zgłoszenia,
– imię i nazwisko Sygnalisty, w tym jego dane kontaktowe, zajmowane stanowisko/pełnioną funkcję lub stanowisko/funkcję o które ubiega się w ARGOS,
– opis Naruszenia (czego dotyczy, kiedy i gdzie miało lub może mieć miejsce),
– wskazanie dokumentów mogących stanowić dowód Naruszenia,
– wskazanie osób mających wiedzę o Naruszeniu,
– wszelkie dodatkowe informacje uprawdopodabniające wystąpienie Naruszenia lub uzasadniające jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie Zgłoszenia.
Sygnalista dokonując Zgłoszenia może skorzystać z wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu.
6. CZY MOŻNA WYSŁAĆ ZGŁOSZENIE ANONIMOWO?
Spółka nie dopuszcza Zgłoszeń anonimowych. W przypadku dokonania Zgłoszenia anonimowo nie będzie ono podlegało rozpoznaniu w oparciu o przepisy Regulaminu, pozostając bez odpowiedzi.
7. CZY PO WYSŁANIU ZGŁOSZENIA SYGNALISTA MA JAKIEŚ OBOWIĄZKI?
Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, aby nie zakłócić prawidłowego przebiegu procesu jego weryfikacji i wyjaśniania ma obowiązek:
– zachować w poufności sam fakt dokonania Zgłoszenia i wszelką komunikację oraz uzyskane informacje związane ze Zgłoszeniem i postępowaniem wyjaśniającym, z zastrzeżeniem korzystania przez Sygnalistę z uprawnienia wskazanego w pkt 12 Regulaminu,
– na prośbę Spółki – w niezbędnym zakresie – udzielać Spółce dodatkowych informacji, niezbędnych do wyjaśnienia Zgłoszenia.
8. W JAKI SPOSÓB CHRONI SIĘ SYGNALISTĘ?
8.1. Poufność Zgłoszenia
Wszystkie osoby rozpatrujące Zgłoszenie zachowują w poufności fakt swojego zaangażowania w proces jego rozpatrywania, a także wszelkie informacje uzyskane w związku z jego przebiegiem, w tym, w szczególności tożsamość Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie, a także pozostałe dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu.
Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej, wyraźnej zgody – z wyjątkiem ujawnienia ich:
– właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa,
– innym osobom upoważnionym przez Spółkę do wyjaśniania Zgłoszenia – jeżeli będzie to kluczowe dla wyjaśnienia sprawy.
8.2. Ochrona przed działaniami odwetowymi
Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek Działań odwetowych wobec Sygnalisty. Zakazane jest również podejmowanie prób lub gróźb zastosowania takich działań. Ochrona obejmuje również Osoby pomagające Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązane z Sygnalistą.
Spółka zakazuje również podejmowania jakichkolwiek pośrednich Działań odwetowych wobec osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
Sygnalista podlega ochronie przed Działaniami odwetowymi od chwili dokonania Zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia, i że stanowi informację o Naruszeniu.
Ochronie nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc że do Naruszenia nie doszło (zła wiara).
8.3. Informacje zwrotne
Sygnalista będzie informowany o:
– przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub o jego odrzuceniu – w terminie do 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia,
– wyniku postępowania (tj. stwierdzeniu albo braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia) i planowanych lub już wdrożonych działaniach następczych – w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku braku potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia.
9. W JAKI SPOSÓB ROZPATRUJE SIĘ ZGŁOSZENIE?
9.1. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia
Podmiot upoważniony do przyjmowania Zgłoszeń, wskazany w pkt 4 Regulaminu, w ciągu 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, przeprowadza jego wstępną weryfikację:
9.1.1. ustala czy zgłoszona sprawa może stanowić Naruszenie w rozumieniu Regulaminu oraz zostało otrzymane za pomocą ustanowionych w Regulaminie kanałów zgłaszania,
9.1.2. upewnia się, czy Zgłoszenie zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego rozpatrzenia, jeżeli zauważy istotne braki, kontaktuje się z Sygnalistą,
9.1.3. informuje Sygnalistę o przyjęciu Zgłoszenia lub jego odrzuceniu, jeśli: (i) Zgłoszenie zostało dokonane za pomocą innych kanałów zgłaszania niż określone w Regulaminie lub (ii) Zgłoszenie nie dotyczy Naruszeń wskazanych w Regulaminie lub (iii) Zgłoszenie dotyczy tego samego Naruszenia, zgłoszonego już uprzednio przez Sygnalistę i wcześniejsze Zgłoszenie zostało odrzucone bądź nie zostało rozpatrzone z uwagi na stwierdzenie braku Naruszenia,
9.1.4. przekazuje Sygnaliście klauzulę informacyjną i zapoznaje go z uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa w formie:
– odpowiedzi na adres poczty przychodzącej lub inny wskazany przez Sygnalistę,
– zamieszczenia informacji na stronie internetowej ARGOS,
9.1.5. przekazuje Zgłoszenie osobie upoważnionej do prowadzenia postępowania wyjaśniającego i podejmowania działań następczych.
9.2. Postępowanie wyjaśniające
Po zakończeniu wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, Prokurent ARGOS Ewa Szpak, w celu wyjaśnienia zasadności Zgłoszenia, przeprowadza postępowanie wyjaśniające. Jeśli Zgłoszenie dotyczy Naruszenia popełnionego przez Prokurenta ARGOS, w celu zachowania bezstronności, osobą upoważnioną do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i podjęcia działań następczych, w myśl niniejszego Regulaminu, jest Prezes Zarządu ARGOS.
Wskazane powyżej upoważnione osoby mogą upoważnić inne bezstronne osoby lub jednostki do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jeśli wymaga tego przedmiot Zgłoszenia bądź szeroki zakres informacji, niezbędnych do ustalenia.
W trakcie postępowania wyjaśniającego upoważnione osoby mają prawo do:
– dostępu do dokumentów i danych ARGOS w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy,
– uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych,
– uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników, zleceniobiorców, podwykonawców ARGOS,
– dostępu do danych ze służbowych komputerów ARGOS [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i RODO],
– dostępu do danych z monitoringu wizyjnego [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO] w czasokresie, w którym miało mieć miejsce zgłaszane Naruszenie i wyłącznie co do obszaru, w którym zgłaszane naruszenie prawa miało mieć miejsce,
– dostępu do pomieszczeń ARGOS w celu dokonania wizji lokalnej i zabezpieczenia dowodów,
– występowania do Sygnalisty o dodatkowe informacje, konsultowanie uzyskanych informacji i danych z Sygnalistą.
9.3. Raport z postępowania wyjaśniającego
Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego upoważnione osoby lub jednostki sporządzają raport końcowy. Raport ten zawiera opis ustalonego stanu faktycznego Naruszenia, w tym zakres i skutki Naruszenia, zebrane dowody oraz osoby, które miały dopuścić się Naruszenia.
9.4. Działania następcze
Na podstawie raportu końcowego, podmiot upoważniony zgodnie z pkt. 9.2. zd. 1 i 2 Regulaminu, podejmuje działania następcze, którymi w szczególności mogą być:
– zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w wypadku niepotwierdzenia się Zgłoszenia, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia i że stanowi informację o Naruszeniu),
– przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi/zleceniobiorcy,
– nałożenie kary porządkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
– wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy na zasadach określonych w kodeksie pracy,
– zmiany w wewnętrznych procedurach ARGOS,
– przeprowadzenie dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych,
– zwiększenie częstotliwości audytów danego obszaru,
– przeprowadzenie zmian strukturalnych lub przesunięcie kompetencji,
– złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego bądź innego postępowania, do właściwych organów państwowych,
– zawiadomienie właściwych organów, w tym organów ścigania w przypadku stwierdzenia uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.
10. CZY PROWADZONY JEST REJESTR ZGŁOSZEŃ?
10.1. Dział Kadr ARGOS prowadzi Rejestr.
10.2. Wpisów do Rejestru dokonuje się na podstawie przyjętych Zgłoszeń.
10.3. Rejestr obejmuje:
– numer Zgłoszenia,
– przedmiot Naruszenia,
– dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
– adres do kontaktu Sygnalisty,
– datę dokonania Zgłoszenia,
– informację o podjętych działaniach następczych,
– datę zakończenia sprawy.
10.4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
11. JAK CHRONIONE SĄ DANE OSOBOWE SYGNALISTY?
11.1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze jest ARGOS.
11.2. Podstawą prawną przetwarzania danych art. 6 ust. 1 lit. c) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO), art. 24 i n. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
11.3. Dane Osobowe Sygnalisty nie podlegają ujawnieniu, chyba że:
11.3.1. Sygnalista wyrazi na to zgodę,
11.3.2. Sygnalista nie jest objęty ochroną z powodu dokonania zgłoszenia w złej wierze, tj. gdy zgłoszenie zostało złożone bez uzasadnionych podstaw do uznania, że przekazana informacja była prawdziwa w momencie zgłaszania i dotyczyła rzeczywistego naruszenia prawa.
11.3.3. ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
11.4. ARGOS po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
11.5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez ARGOS przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
11.6. ARGOS usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania, chyba że dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
11.7. Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od ARGOS potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji:
– cele przetwarzania,
– kategorie odnośnych danych osobowych,
– informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione,
– w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,
– informacji o przysługujących jej prawach,
– jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą – wszelkie dostępne informacje o ich źródle, pod warunkiem, że Sygnalista wyraził na to zgodę lub Sygnalista nie spełnia warunków ochrony, o których mowa w pkt 11.3.2.
11.8. ARGOS nie podejmuje decyzji następczych w sposób zautomatyzowany.
11.9. ARGOS nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
11.10. Na żądanie ARGOS dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, ARGOS może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej. Prawo do uzyskania kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.
12. CZY SYGNALISTA MOŻE DOKONAĆ ZGŁOSZENIA ZA POMOCĄ KANAŁÓW ZEWNĘTRZNYCH?
12.1. Sygnalista uprawniony jest do dokonania zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia opisanego w Regulaminie.
12.2. Zgłoszenie zewnętrzne należy przekazać Rzecznikowi Praw Obywatelskich bądź innemu organowi publicznemu, właściwemu do rozpatrywania zgłoszeń danej kategorii naruszeń prawa.
12.3. Zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich bądź do poszczególnych organów publicznych należy dokonywać zgodnie z ustaloną przez te podmioty procedurą, opisaną na stronie internetowej danego organu.
12.4. Z uwagi na pełne gwarancje ochronne Sygnalisty przed Działaniami odwetowymi oraz większą efektywność wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, ARGOS zachęca do ujawnienia informacji o Naruszeniach w sposób określony w Regulaminie, w ramach procedury Zgłoszeń wewnętrznych.
13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
13.1. Procedura zgłaszania Naruszeń opisana w Regulaminie nie wyłącza stosowania przepisów odrębnych, przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, obowiązujących w ARGOS.
13.2. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w ARGOS.
13.3. Regulamin wraz z Załącznikami jest dostępny do wglądu w Dziale Kadr, na stronie Share Point – HR Hub w zakładce Argos Poland Employees/General Rules oraz na https://www.testargos.com/whistleblower-policy.
13.4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. oraz inne właściwe przepisy prawa.
13.5. Treść Regulaminu została skonsultowana z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz ARGOS.
Attachments
REGULATIONS FOR INTERNAL REPORTING AT ARGOS MULTILINGUAL SP. Z O.O.
(“Regulations”)
1. PRELIMINARY PROVISIONS
1.1. The Regulations are based on the provisions of the Law on the Protection of Whistleblowers of June 14, 2024 (Journal of Laws 2024.928). The Regulations set out the rules and procedures for reporting violations, the rules for handling reports, the rights of whistleblowers, and the scope and grounds for protection.
1.2. Regulations apply to the company ARGOS MULTILINGUAL sp. z o.o. with its registered headquarters in Krakow , ul. Mogilska 100, 31-546 Kraków, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register by the District Court for Kraków-Śródmieście inKraków, XI Economic Department of the National Court Register under KRS number: 0000352503 (hereinafter: “Company” or “ARGOS”).
1.3. In case of a person applying for a job based on an employment or other legal relationship that forms the basis for the provision of work or services or the performance of functions ARGOS shall provide information on the Regulations with the commencement of recruitment or pre-contract negotiations.
2. DEFINITIONS
2.1. Whistleblower – an individual who reports or publicly discloses information about a violation of the law obtained in a work-related context, including an employee, a temporary employee, a person providing work on a basis other than employment, including under a civil law contract, an entrepreneur, a proxy, a partner, a member of a body, a person providing work under the supervision and direction of a contractor, subcontractor or supplier, an intern, an apprentice, a volunteer.
2.2. Reporting helper – an individual who assists a whistleblower in reporting or public disclosure in a work-related context and whose assistance should not be disclosed.
2.3. A person affiliated with a whistleblower – an individual who may experience retaliation, including a co-worker or a person closest to the whistleblower as defined in Article 115 §11 of the Act of June 6, 1997 – the Criminal Code (Journal of Laws 2024, item 17).
2.4. Work-related context – past, present, or future work-related activities under an employment or other legal relationship that forms the basis for the provision of work or services or the performance of functions in or for ARGOS, in which information about a violation of the law has been obtained and the possibility of experiencing retaliation exists.
2.5. Violations – any act or omission that is unlawful or intended to circumvent the law, concerning:
– corruption,
– public procurement,
– services, products and financial markets,
– Preventing money laundering and countering the financing of terrorism,
– product safety and compliance,
– transportation security,
– environmental protection,
– radiological protection and nuclear safety,
– food and feed safety,
– animal health and welfare,
– public health,
– consumer protection,
– privacy and data protection,
– network and ICT system security,
– financial interests of the Treasury of the Republic of Poland, the local government unit and the European Union,
– the European Union’s internal market, including public law competition and state aid rules and corporate taxation,
– constitutional freedoms and rights of man and citizen – occurring in the relations of the individual with public authorities and unrelated to the areas indicated above.
2.6. Notification – transmission of information to the Company about a reasonable suspicion of a violation using one of the reporting channels indicated in the Regulations.
2.7. Register – register of reports of violations.
2.8. Retaliatory action – a direct or indirect act or omission in a work-related context that is caused by a report or public disclosure and that violates or is likely to violate the whistleblower’s rights or causes or is likely to cause unjustified harm to the whistleblower, including the groundless initiation of proceedings against the whistleblower.
3. WHO CAN REPORT VIOLATIONS?
3.1. Violations may be reported by Whistleblowers who have obtained information about Violations in a work-related Context.
3.2. The Regulations shall also apply to the Whistleblower in the case of a Report of a Violation in a work-Related Context prior to the establishment of an employment or other legal relationship forming the basis for the provision of work or services or the performance of functions in or for ARGOS, or after they have already ceased.
4. HOW TO REPORT VIOLATIONS?
4.1. Primary reporting channel
The Whistleblower may report a Violation:
4.1.1. in electronic form to an email address: whistleblower@testargos.com; ARGOS incoming mail server uses TLS protocol.
The unit authorized by ARGOS to accept Reports through the above channel is the Human Resources Department.
4.2. Alternative reporting channel
In order to ensure fully objective and independent processing of Reports, the Company shall establish an alternative reporting channel in case a Report concerns a person accepting Reports through the primary reporting channel.
Alternative submission channel, submissions can be sent:
4.2.1 to ARGOS Proxy Ewa Szpak in the form of a written letter to the following postal address: ul. Mogilska 100, 31-546 Krakow, marked “in person”.
5. WHAT SHOULD A REPORT CONTAIN?
A Report should include:
– date of Report,
– the name of the Whistleblower, including their contact information, the position/role held or the position/function applied for at ARGOS,
– description of the Violation (what it concerns, when and where it occurred or may occur),
– indication of documents that may constitute evidence of Violation,
– identification of persons with knowledge of the Violation,
– any additional information that makes the occurrence of the Violation probable or justifies its suspicion or that may facilitate the clarification of the Report.
When making a Report, the Whistleblower may use the template attached as Appendix 1 to the Regulations.
6. IS IT POSSIBLE TO SEND A REPORT ANONYMOUSLY?
The Company does not allow anonymous Reports. If the Report is made anonymously, it will not be subject to recognition under the Regulations and shall remain unanswered.
7. DOES THE WHISTLEBLOWER HAVE ANY RESPONSIBILITIES AFTER SENDING THE REPORT?
The whistleblower who made the Report, in order not to interfere with the proper process of its verification and clarification, has the duty to:
– keep confidential the very fact of the Report and all communications and information obtained related to the Report and the investigation, subject to the Whistleblower’s exercise of the right indicated in clause 12 of the Regulations,
– at the request of the Company, to the extent necessary, provide the Company with additional information necessary to clarify the Report.
8. HOW IS THE WHISTLEBLOWER PROTECTED?
8.1. Confidentiality of Reports
All persons processing the Report shall keep confidential the fact of their involvement in the process, as well as any information obtained in connection with the process, including, in particular, the identity of the Whistleblower and the person to whom the Report relates, as well as other personal data indicated in the Report.
Any data identifying the Whistleblower may be disclosed only with the Whistleblower’ s prior express consent, except for disclosure:
– to the competent authorities, when such an obligation arises from the law,
– other persons authorized by the Company to clarify the Report, if it is crucial to clarify the case.
8.2. Protection against retaliation
It is forbidden to take any Retaliatory Action against the Whistleblower. It is also prohibited to attempt or threaten to use such actions. Protection also extends to Persons assisting the Whistleblower in making the Report and Persons associated with the Whistleblower.
The Company also prohibits any indirect Retaliation against a legal entity or other organizational unit assisting or affiliated with the Whistleblower, particularly one owned by or employing the Whistleblower.
The Whistleblower shall be protected from Retaliation from the time of submitting the Report, provided that the Whistleblower had reasonable grounds to believe that the information that is the subject of the Report is true at the time of its submission, and that it constitutes information about the Violation.
Protection does not apply to Whistleblowers who knowingly make an internal report, knowing that the Violation did not occur (bad faith).
8.3. Feedback
The Whistleblower will be informed of:
– acceptance of the Report for further consideration or its rejection – within 7 days of receipt of the Report,
– the result of the investigation (i.e., whether or not the Violation was found) and the planned or already implemented follow-up actions – within a period not exceeding 3 months from the date of confirmation of acceptance of the Report, or in the absence of confirmation of acceptance of the Report – 3 months from the expiration of 7 days from the date of the Report.
9. HOW IS THE REPORT PROCESSED?
9.1. Initial Verification of the Report
The entity authorized to accept Reports, as indicated in Section 4 of the Regulations, shall, within 7 days of receiving a Report, conduct an initial verification of the Report:
9.1.1. determines whether the reported matter may constitute a Violation as defined in the Regulations and was received through the reporting channels established in the Regulations,
9.1.2. ascertains whether the Report contains all the information necessary for its consideration; if it notices significant deficiencies, it contacts the Whistleblower,
9.1.3. informs the Whistleblower of the acceptance of the Report or its rejection if: (i) the Report was made through reporting channels other than those specified in the Regulations, or (ii) the Report does not relate to the Violations indicated in the Regulations, or (iii) the Report relates to the same Violation already reported previously by the Whistleblower and the earlier Report was rejected or not processed due to a finding of no Violation,
9.1.4. provides the Whistleblower with the information clause and familiarizes them with their rights under the applicable laws in the form:
– replying to the incoming mail address or any other address designated by the Whistleblower,
– posting information on the ARGOS website,
9.1.5. forwards the Report to the person authorized to investigate and follow up.
9.2. Investigation
Upon completion of the initial review of the Report, ARGOS Proxy Ewa Szpak will conduct an investigation to clarify the legitimacy of the Report. If the Report relates to a Violation committed by an ARGOS Proxy, in order to maintain impartiality, the person authorized to conduct the investigation and follow up, pursuant to these Regulations, is the President of the ARGOS Board of Directors.
The authorized persons indicated above may authorize other impartial persons or entities to carry out the investigation, if the subject of the Report or the wide range of information necessary to determine so requires.
During the investigation, authorized persons have the right to:
– access ARGOS documents and data to the extent necessary to clarify the case,
– obtain information from the heads of individual organizational units,
– obtain oral and written explanations from ARGOS employees, contractors, subcontractors,
– access data from ARGOS company computers [taking into account privacy, secrecy of correspondence and GDPR principles],
– access video surveillance data [subject to privacy and GDPR principles] during the time period in which the reported Violation is alleged to have occurred and only as to the area in which the reported Violation is alleged to have occurred,
– access the ARGOS premises to inspect them and secure evidence,
– requesting additional information from the Whistleblower, consulting the information and data obtained with the Whistleblower.
9.3. Investigation report
The authorized persons or units shall prepare a final report based on the findings of the investigation. This report includes a description of the established facts of the Violation, including the extent and consequences of the Violation, the evidence collected and the persons alleged to have committed the Violation.
9.4. Follow-up
On the basis of the final report, the entity authorized under Section 9.2 point 1 and 2 of the Regulations, shall take follow-up actions, which in particular may be:
– closing the procedure without taking further action (in the event that the Report is not confirmed, provided that the Whistleblower had reasonable grounds to believe that the information that is the subject of the Report is true at the time of the Report and that it constitutes information about the Violation),
– conducting an interview, admonishing the employee/contractor,
– imposition of a disciplinary penalty in accordance with applicable regulations,
– termination or dissolution of the employment relationship under the terms of the Labor Code,
– changes in internal ARGOS procedures,
– conducting additional educational or training activities,
– increasing the frequency of audits of a particular area,
– carrying out structural changes or reallocating competencies,
– submission of a request for disciplinary or other proceedings to the relevant state authorities,
– notifying competent authorities, including law enforcement agencies in the event of a reasonable suspicion of a crime or misdemeanor.
10. IS A REGISTER OF NOTIFICATIONS KEPT?
10.1. The Register is maintained by ARGOS Human Resources Department.
10.2. Entries in the Register are made on the basis of accepted Reports.
10.3. The register includes:
– Report number,
– subject of the Violation, personal data of the Whistleblower and the subject of the Report necessary to identify them,
– Whistleblower’s contact address,
– the date on which the Report was made,
– information on follow-up actions taken,
– date of completion of the case.
10.4. Personal data and other information in the Registry are retained for a period of 3 years after the end of the calendar year in which the follow-up actions were completed, or after the completion of the proceedings initiated by these actions.
11. HOW IS THE WHISTLEBLOWER’S PERSONAL INFORMATION PROTECTED?
11.1. The controller of the personal data collected in the Registry is ARGOS.
11.2. Legal basis for data processing is Article 6(1)(c) of the General Data Protection Regulation (GDPR), Article 24 et seq. of the Law on the Protection of Whistleblowers of June 14, 2024.
11.3. The Whistleblower’s Personal Information shall not be disclosed unless:
11.3.1. the Whistleblower agrees to this,
11.3.2. the Whistleblower is not protected due to filing a report in bad faith, i.e., when the report was filed without reasonable grounds for believing that the information provided was true at the time of the report and concerned an actual violation of the law.
11.3.3. disclosure is a necessary and proportionate obligation under the law in connection with investigations by public authorities or pre-trial or judicial proceedings by the courts, including in order to guarantee the right of defense of the person to whom the Report relates. Before making such a disclosure, the competent public authority or the competent court shall notify the Whistleblower, sending an explanation, in hardcopy or electronic form, of the reasons for disclosing their personal data, unless such notification would jeopardize the investigation or pre-trial or judicial proceedings.
11.4. ARGOS, upon receipt of a Report, processes personal data to the extent necessary to accept the Report or take any follow-up action. Personal information that is not relevant to the processing of the Report is not collected, and if accidentally collected, it is immediately deleted. The deletion of this personal data shall be carried out within 14 days of determining that it is not relevant to the case.
11.5. Personal data processed in connection with the acceptance of a Report or follow-up action and documents related to that Report shall be retained by ARGOS for a period of 3 years after the end of the calendar year in which the external Report was submitted to the public authority competent to take follow-up action or the follow-up action was completed, or after the proceedings initiated by those actions are completed.
11.6. ARGOS deletes the personal data and destroys the documents related to the Report after the expiration of the retention period, unless the documents related to the Report are part of the files of pre-trial proceedings or judicial or administrative cases.
11.7. The data subject is entitled to obtain confirmation from ARGOS as to whether or not personal data relating to them is being processed, and if this is the case, they are entitled to access it and receive the following information:
–processing purposes,
– categories of personal data concerned,
– information about the recipients or categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed,
– as far as possible, the planned period of storage of personal data, and when this is not possible, the criteria for determining this period,
– information about their rights,
– if the personal data was not collected from the data subject – any available information about its source, provided that the Whistleblower has consented to it or the Whistleblower does not meet the conditions of protection referred to in Section 11.3.2.
11.8. ARGOS does not make follow-up decisions by automated means.
11.9. ARGOS does not intend to transfer data to a third country or international organization.
11.10. Upon request, ARGOS shall provide the data subject with a copy of the personal data being processed. For any subsequent copies requested by the data subject ARGOS may charge a reasonable fee based on administrative costs. If the data subject requests a copy electronically, and unless they indicate otherwise, the information shall be provided in a commonly used electronic form. The right to obtain a data copy must not adversely affect the rights and freedoms of others.
12. CAN A WHISTLEBLOWER MAKE A REPORT THROUGH EXTERNAL CHANNELS?
12.1. The Whistleblower is entitled to make an external report without first making a Report as described in the Regulations.
12.2. The external report should be forwarded to the Ombudsman or to another public body competent to handle reports of a particular category of violations of the law.
12.3. Notifications to the Ombudsman or to specific public institutions should be made in accordance with the procedure established by these entities, as described on the website of the relevant body.
12.4. In view of the full protective guarantees for the Whistleblower against retaliation and the greater efficiency of the internal investigation, ARGOS encourages the disclosure of information on Violations in the manner specified in the Regulations, in line with the internal Report procedure.
13. FINAL PROVISIONS
13.1. The procedure for reporting violations described in the Regulations does not exclude the application of separate regulations providing for a specific procedure for reporting violations of the law, applicable to ARGOS.
13.2. The Regulations shall enter into force 7 days after they are made known to those performing work in the manner adopted by ARGOS.
13.3. The Rules and Regulations, along with the Attachments, are available for review at the Human Resources Department, on the Share Point – HR Hub website, Argos Poland Employees / General Rules section and on the https://www.testargos.com/whistleblower-policy.
13.4. The provisions of the Law on the Protection of Whistleblowers of June 14, 2024 and other applicable laws shall apply to matters not covered by these Regulations.
13.5. The content of the Regulations was consulted with representatives of those providing work for ARGOS.
Attachments